Fundacja Aureum z siedzibą w Warszawie przy ul. Szczęsnej 26 02-454 Warszawa, wpisana do Krajowego rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000940460, NIP 5242931087, ogłasza:

Zapytanie ofertowe z dnia 31.07. 2024 r. na zapewnienie usług hotelowych, wyżywienia i sali konferencyjnej dla Fundacji Aureum.
Postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia prowadzone jest w związku z realizacją przez Fundację Aureum działalności statutowej w ramach otrzymanego dofinansowania z Narodowego Instytutu Wolności w ramach Funduszu Młodzieżowego na lata 2022- 2033 na projekt pn. ,,Kuźnia Liderów 2.0’’.
Termin składania ofert w formie elektronicznej upływa 09.08.2024 r. o północy.
Zapraszamy do zapoznania się z treścią niżej wymienionego Zapytania ofertowego:

​

 

Zapytanie ofertowe z dnia 31.07. 2024 r. na zapewnienie usług hotelowych, wyżywienia i sali konferencyjnej dla Fundacji Aureum.
 

Zamawiający: Fundacja Aureum z siedzibą w Warszawie przy ul. Szczęsnej 26 02-454 Warszawa, wpisana do Krajowego rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000940460, NIP 5242931087.
 

Informacje ogólne: Postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia prowadzone jest w związku z realizacją przez Fundację Aureum działalności statutowej w ramach otrzymanego dofinansowania z Narodowego Instytutu Wolności w ramach Funduszu Młodzieżowego na lata 2022- 2033 na projekt pn. ,,Kuźnia Liderów 2.0’’.
 

Zwracamy się z prośbą o przedstawienie oferty na;
Organizację 3 weekendowych zjazdów o charakterze edukacyjno-szkoleniowym dla grupy 30 osób, które odbędą się we wrześniu, październiku i listopadzie 2024 r. Mając na myśli weekendowe zjazdy kierujemy się przedziałem czasowym od piątku popołudnia do niedzieli południa.
 

1. Opis przedmiotu zamówienia;

Przedmiotem zamówienia jest usługa hotelowa mająca na celu zapewnienie:

● noclegów ze śniadaniem od piątku do niedzieli dla 30 osób z zakwaterowaniem od piątku popołudnia do niedzieli południa, (2 doby)
● wynajęcie Sali konferencyjnej wraz z niezbędnym sprzętem multimedialnym na cały czas trwania zjazdu tj. rzutnik z okablowaniem umożliwiającym podłączenie do laptopa (co najmniej HDMI), flipchartem z zapasem kart papierowych, flamastrami i gąbkami; sala z dostępem do WiFi z możliwością ustawienia stołów i krzeseł w podkowę, ustawienie szkolne bądź teatralne,
● dwie przerwy kawowe w trakcie soboty i jedna przerwa kawowa w niedzielę zamawiający wymaga, by przerwa kawowa zawierała minimum kawę, wybór herbat, wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, słodkie lub słone przekąski,
● kolacja w piątek wieczorem i w sobotę wieczorem z ewentualnym uwzględnieniem dań wegańskich i wegetariańskich,
Warszawa 31.07.2024 r.
● obiad w sobotę z ewentualnym uwzględnieniem dań wegańskich i wegetariańskich.
 

2. Kryteria oceny ofert - wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria;

a) Ceny,
b) Złożenie oferty w terminie,
c) Oferowana usługa powinna zostać wyświadczona w obiekcie hotelowym
położonym w granicach administracyjnych Warszawy lub w jej bliskich okolicach (preferowana lokalizacja pozwalająca na dogodny dojazd środkami komunikacji zbiorowej z łatwym dostępem do obwodnicy miasta stołecznego Warszawy i/lub lotniska im. Fryderyka Chopina w Warszawie),
d) Zamawiający wymaga, by przedłożona oferta brała pod uwagę dostępność posiłków bezglutenowych, wegetariańskich oraz wegańskich.
e) Obiekt hotelowy powinien być przystosowany dla osób niepełnosprawnych i spełniać warunki dostępności,
f) Sale konferencyjne i pokoje powinny znajdować się w tym samym kompleksie hotelowym – preferowaną opcją jest ten sam budynek,
g) Standard oferowanego obiektu hotelowego.
 

3. Sposób i termin składania ofert;
● Oferty składane są w formie pisemnej w języku polskim,
● Oferta musi być podpisana przez osoby uprawnione do składania oświadczeń woli. Za podpisanie oferty uznaje się własnoręczny podpis z pieczątką imienną przez osobę (-y) upoważnioną(-e) do reprezentowania zgodnie z formą reprezentacji Oferenta lub podpis elektroniczny.
● Oferty należy przesłać mailowo na adres kontakt@fundacjaaureum.org
● Za termin złożenia oferty Zamawiający rozumie datę i godzinę dostarczenia oferty na powyższy adres mailowy,
● Oferty należy przesłać w terminie od dnia 31.07.2024 r. do dnia 09.08.2024 r. oferty przesłane po terminie nie będą rozpatrywane.
 

4. Otwarcie ofert;
● Zamawiający nie przewiduje publicznego otwarcia ofert. Otwarcie ofert nastąpi na niejawnym posiedzeniu Zarządu Fundacji Aureum w obecności członka Rady Fundacji.
● Dokonując otwarcia ofert zamawiający odnotuje nazwy (firmy) oraz adresy Oferentów, a także informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia i sporządzi notatkę z wyboru oferty, która zostanie zamieszczona na stronie Fundacji Aureum.
● Przekazanie Oferentowi przez Zamawiającego informacji zwrotnej w zakresie udzielenia bądź nieudzielenia zamówienia, nastąpi do 11.08.2024 r.
● Od wyników postępowania wewnętrznego Zamawiającego, dotyczącego wyboru najkorzystniejszej oferty. Oferentom nie przysługuje odwołanie.
 

5. Działania po wyborze oferty w celu zawarcia umowy;
● Rozliczenia z wybranym/i Wykonawcą/ami dokonywane są w walucie polskiej (PLN),
● Wyłonionemu/ym w wyniku postępowania Wykonawcy/om przekazany zostanie drogą elektroniczną, na wskazany w dokumentacji Oferty adres poczty elektronicznej Wykonawcy, komunikat Zamawiającego potwierdzający udzielenie zamówienia.
● Podpisanie umowy niniejszego zapytania ofertowego następuje w sposób ustalony indywidualnie z Wykonawcą/ami. Zamieszczone w Zapytaniu ofertowym warunki realizacji zostaną uwzględnione w przyszłej umowie/ach zawartej/ymi z Wykonawcą/ami.
 

6. Ochrona danych osobowych:
● Zamawiający informuje, iż dane osobowe przekazane przez Oferentów przetwarzał będzie zgodnie z zasadami określonymi w Załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego.
● Poprzez złożenie oferty Oferent potwierdza, iż zapoznał się uprzednio z Załącznikiem
nr 1 do Zapytania ofertowego i akceptuję przedstawione w nim zasady przetwarzania danych osobowych.
 

7. Postanowienia końcowe;
●Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia bądź unieważnienia niniejszego postępowania na każdym jego etapie i bez wyboru Wykonawcy oraz bez podawania przyczyny.
●Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od dalszego procedowania w przypadku braku dojścia z wyłonionym Wykonawcą do porozumienia w zakresie treści i warunków Umowy z Wykonawcą (w przypadku wystosowania zaproszenia do jej zawarcia).
O udzielenie zamówienia i zostanie Wykonawcą nie może ubiegać się Oferent, który podlega wykluczeniu, tj. w stosunku, do którego otwarto likwidację, ogłoszono upadłość, którego aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarł układ z wierzycielami, którego działalność gospodarcza jest zawieszona albo znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.
● Jeżeli podjęte przez Wykonawcę czynności nie są wystarczające do wykazania jego rzetelności, Zamawiający może wykluczyć Wykonawcę.

​

​​

​

​

​

Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego z dnia 31 lipca 2024 r. na zapewnienie miejsc hotelowych, wyżywienia i sal konferencyjnych dla Fundacji Aureum.

Informacja w zakresie przetwarzania danych osobowych przekazanych przez Oferentów
(obowiązek informacyjny)

1. Administratorem danych przetwarzanych w związku z uczestnictwem w postępowaniu ofertowym jest Fundacja Aureum z siedzibą w Warszawie przy ul. Szczęsnej 26 02-454 Warszawa, wpisana do Krajowego rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000940460, NIP 5242931087

2. Dane osobowe przetwarzane są w związku z prowadzonym postępowaniem ofertowym na wybór dostawcy produktów lub usług oraz w związku z zachowaniem niezbędnych informacji w przypadku konieczności dochodzenia roszczeń wynikających z dokonanego wyboru oraz udzieleniem odpowiedzi na złożone pisma.

Dane osobowe przetwarzamy w celach:
• wyłonienia dostawcy/wykonawcy, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia;
• przechowania i archiwizacji danych i dokumentów, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia;
• udzielenia odpowiedzi na pisma, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia.

Przetwarzanie danych oparte jest na:
• wyrażonej zgodzie, art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia;
• podstawie umowy lub niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy, zgodnie z art. 6 ust.1 lit. b Rozporządzenia.
 

3. W przypadku, gdy będzie to konieczne, dane osobowe będą przetwarzane dla celów innych niż wskazane powyżej, niezbędnych z uwagi na realizację prawnie uzasadnionych interesów Fundacji Aureum (art. 6 ust. 1 lit. c oraz f RODO), w szczególności:
• w celach kontaktowych;
• w celu raportowania wewnątrz Fundacji Aureum, w tym w ramach sprawozdawczości zarządczej;
• w celach tworzenia wewnętrznych zestawień i statystyk.
 

W innych przypadkach, dane osobowe przetwarzane będą wyłącznie na podstawie wcześniej udzielonej zgody, w zakresie i celu określonym w treści zgody.
 

4. Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do uwzględniania oferty w prowadzonym postępowaniu. W sytuacji nie podania wskazanych danych osobowych Fundacja Aureum odrzuci ofertę podmiotu z prowadzonego postępowania.
 

5. W związku z przetwarzaniem danych osobowych w celach wskazanych w pkt 3 i 4, dane osobowe mogą być udostępniane następującym odbiorcom bądź kategoriom odbiorców:
a) organom władzy publicznej oraz podmiotom wykonującym zadania publiczne lub działającym na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów prawa np.policja;
b) podmiotom wspierającym Fundacje Aureum w jego działaniach statutowych i czynnościach,
 

6. Dane osobowe przetwarzane są w celach wskazanych w pkt. 3 i 4 powyżej przez czas trwania postępowania ofertowego, a po jego zakończeniu przez okres wymagany przez przepisy prawa lub dla realizacji uzasadnionego interesu Fundacji Aureum.
 

7. Państwa dane osobowe nie będą wykorzystane do profilowania lub do zautomatyzowanego podejmowania decyzji względem Państwa.
 

8. W związku z przetwarzaniem przez Fundację Aureum danych osobowych przysługują Państwu następujące prawa wynikające z RODO:
a) prawo dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych;
b) prawo do żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych w przypadku, gdy dane są
nieprawidłowe lub niekompletne;
c) prawo do żądania usunięcia danych osobowych (tzw. „prawo do bycia zapominanym”); d) prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
e) prawo sprzeciwu.
 

9. W przypadku uznania, iż przetwarzanie przez Fundację Aureum Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

​